Bij het bestellen van promotionele etenswaren voor uw marketingcampagnes moet u rekening houden met diverse wettelijke voorschriften. De Nederlandse wetgeving stelt strenge eisen aan voedselproducten, ook wanneer deze voor promotionele doeleinden worden gebruikt. Dit omvat regels rond etikettering, voedselveiligheid, verpakkingsmaterialen en import. Niet-naleving kan resulteren in boetes en reputatieschade. In dit artikel bespreken we alle belangrijke regelgeving waar u als marketingprofessional rekening mee moet houden bij het inzetten van voedingsartikelen in uw merkactivaties.
Voor marketingprofessionals die voedingsartikelen willen inzetten als promotioneel middel is kennis van de geldende wet- en regelgeving essentieel. De belangrijkste wettelijke kaders in Nederland zijn de Warenwet, de richtlijnen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en diverse EU-verordeningen zoals Verordening (EU) nr. 1169/2011 betreffende voedselinformatie voor consumenten.
De Warenwet vormt de basis voor alle regelgeving rond levensmiddelen in Nederland en stelt eisen aan de kwaliteit en veiligheid van voedingsproducten. De NVWA houdt toezicht op de naleving van deze wet en kan inspecties uitvoeren bij bedrijven die promotionele voedingsartikelen distribueren.
Daarnaast zijn er specifieke EU-verordeningen die voorschrijven welke informatie op verpakkingen moet staan en aan welke veiligheidseisen producten moeten voldoen. Deze regels gelden onverkort voor promotionele artikelen – het feit dat een product als promotiemiddel wordt ingezet, ontslaat u niet van de verplichting om aan alle levensmiddelenwetgeving te voldoen.
Bij het aanbieden van voedingsartikelen als promotioneel middel gelden strikte etiketteringsvoorschriften. Elk voedingsproduct moet voorzien zijn van een duidelijk etiket met daarop specifieke informatie, zoals vastgelegd in de Europese verordening voor voedselinformatie.
Een correct etiket bevat minimaal de volgende elementen:
Voor kleinere verpakkingen (oppervlakte minder dan 10 cm²) gelden uitzonderingen, maar allergeneninformatie blijft altijd verplicht. Houd er rekening mee dat wanneer uw bedrijfslogo op de verpakking staat, u medeverantwoordelijk bent voor de correctheid van de etikettering.
Voedselveiligheid staat voorop, ook bij promotionele artikelen. Als distributeur van voedingsmiddelen bent u verplicht te werken volgens de HACCP-principes (Hazard Analysis and Critical Control Points). Dit systeem identificeert, evalueert en beheerst gevaren die van belang zijn voor de voedselveiligheid.
Belangrijke voedselveiligheidsregels zijn:
Voor bepaalde productcategorieën gelden aanvullende regels. Zo moeten alcoholhoudende producten voldoen aan de Drank- en Horecawet en zijn er specifieke eisen voor producten met gezondheidsclaims.
Bij het uitbesteden van de productie blijft u als opdrachtgever medeverantwoordelijk voor de voedselveiligheid. Zorg daarom voor duidelijke afspraken met leveranciers en vraag naar hun voedselveiligheidscertificaten zoals FSSC 22000, BRC of IFS.
Voor verpakkingen die in contact komen met levensmiddelen geldt specifieke wetgeving om de veiligheid van consumenten te waarborgen. Deze materialen moeten voldoen aan de Europese Verordening (EG) nr. 1935/2004 betreffende materialen en voorwerpen die met levensmiddelen in contact komen.
Belangrijke eisen voor voedselverpakkingen zijn:
Voor bepaalde materialen gelden specifieke migratielimieten die aangeven hoeveel van een stof maximaal mag overgaan van de verpakking naar het levensmiddel. Leveranciers van verpakkingsmaterialen moeten een ‘verklaring van overeenstemming’ kunnen overleggen waarin staat dat aan alle wettelijke eisen is voldaan.
Let bij het ontwerpen van promotionele verpakkingen extra op de gebruikte inkten en lijmen – niet alle soorten zijn geschikt voor direct contact met levensmiddelen.
Wanneer u promotionele voedingsartikelen importeert van buiten de EU, komt u in aanraking met aanvullende regelgeving. De import van levensmiddelen is streng gereguleerd om de voedselveiligheid en volksgezondheid te beschermen.
Voor de import gelden de volgende regels:
Voor sommige productcategorieën gelden extra eisen. Zo zijn er specifieke invoerbepalingen voor chocolade, honing, noten en gedroogde vruchten. Ook kunnen er invoerrechten en BTW verschuldigd zijn, afhankelijk van het land van herkomst en handelsverdragen.
Houd er rekening mee dat alle geïmporteerde voedingsartikelen aan dezelfde EU-normen moeten voldoen als in Europa geproduceerde levensmiddelen. Dit betekent dat de etikettering in overeenstemming moet zijn met de EU-voorschriften en in het Nederlands (of een andere officiële taal van een EU-lidstaat) moet zijn opgesteld.
Het niet naleven van de wettelijke vereisten voor promotionele voedingsartikelen kan verstrekkende gevolgen hebben voor uw bedrijf. De NVWA kan verschillende maatregelen nemen bij overtredingen:
Naast de directe sancties kan niet-naleving leiden tot aansprakelijkheidskwesties. Indien consumenten ziek worden door uw promotionele voedingsartikelen, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade. Uw aansprakelijkheidsverzekering dekt mogelijk niet alle claims als blijkt dat u niet aan de wettelijke vereisten hebt voldaan.
De reputatieschade die kan ontstaan bij voedselveiligheidsproblemen is vaak nog ingrijpender dan de financiële consequenties. Een terugroepactie of negatieve publiciteit kan het vertrouwen in uw merk ernstig schaden en jarenlange merkopbouw tenietdoen.
Om te garanderen dat uw promotionele voedingsartikelen aan alle wettelijke eisen voldoen, is een systematische aanpak essentieel. Hier volgen praktische tips:
Overweeg om expertise in te schakelen als u niet zeker bent. Een gespecialiseerd bureau zoals Hokra kan u adviseren over promotionele artikelen die voldoen aan alle wettelijke eisen. Wij hebben jarenlange ervaring met het ontwikkelen en produceren van veilige en effectieve promotionele producten, inclusief voedingsartikelen.
Door vooraf goed te investeren in kwaliteitscontrole en compliance, voorkomt u kostbare problemen achteraf en zorgt u ervoor dat uw promotionele voedingsartikelen een positieve bijdrage leveren aan uw merkbeleving.